Welke
leasevorm
past bij
mij ??
  • Van tot euro p/m

Wagenparkbeheer

Organiseren van mobiliteit

Ondernemingen, klein of groot worden geconfronteerd met het vraagstuk mobiliteit. Hoe vaak en hoeveel werknemers buiten het kantoor werkzaam zijn voor de onderneming bepaalt het belang van het degelijk organiseren van de mobilteit. Door het wagenpark degelijk te organiseren krijgt men inzicht in de kosten van mobiliteit en kan men de kosten van het wagenpark beter beheersen indien de kosten te hoog dreigen te worden.

Men kan het wagenpark zelf aanschaffen of het beheer van het wagenpark uitbesteden aan een leasemaatschappij of organisatie gespecialiseerd in fleetmanagement.  Het uitbesteden van het wagenpark is inmiddels gemeengoed in het Nederlandse bedrijfsleven. Veel bedrijven geven de voorkeur aan het outsourcen van het wagenpark zodat zij zich kunnen richten op hun core business. Bij degelijk wagenparkbeheer komt immers meer kijken dan slechts de aanschaf van een auto.

Wagenpark zelf beheren

Bij kleinere ondernemingen waar sprake is van een zeer overzichtelijk wagenpark, wordt het wagenpark nog regelmatig zelf beheerd en behoort dit tot een van de werkzaamheden van het personeel. De onderneming regelt zelf brandstof passen, koopt auto’s in, laat regelmatig onderhoud uitvoeren en men maakt een autoregeling voor de werknemers etc.

Verder dient men met werknemers af te stemmen of de auto ook privégebruik wordt. Wil de werknemer de auto enkel zakelijk gebruiken is het zaak om een “verklaring geen privégebruik” in de loonadministratie bij te houden. Afhankelijk van de omvang van het wagenpark is de administratieve last te overzien, echter blijft de vraag of uitbesteden van de werkzaamheden rond het wagenpark een interessantere optie is.

Intern wagenparkbeheer

In geval van intern wagenparkbeheer wordt het volledige wagenpark beheerd door een persoon of afdeling binnen de onderneming en wordt er iemand speciaal aangetrokken met de benodigde kennis van wagenparkbeheer. Een wagenparkbeheerder die het wagenpark intern onder zijn hoede krijgt, is onder meer verantwoordelijk voor:

  1. De administratieve afhandeling en verwerking van afspraken met dealers en of de leasemaatschappij
  2. De administratie van de berijderswisselingen, verkeersovertredingen en inning van de boetes
  3. De  verwerking van de afspraken tussen werknemer en werkgever voor de salarisadministratie. De salarisadministratie moet de bijtelling auto verwerken in het salaris in het geval van privégebruik auto boven 500 KM per jaar.
  4. Het plannen van schade- en onderhoudswerkzaamheden

 

Wagenparkbeheer extern

Extern wagenparkbeheer is de meest gekozen optie voor bedrijven. Men laat dan een leasemaatschappij of organisatie gespecialiseerd in fleetmanagement alles regelen rondom het wagenpark. Bedrijven kunnen ook het wagenparkbeheer ten dele uitbesteden en tegelijkertijd zelf eigenaar blijven van de voertuigen. De fleetowner bepaalt dan welke services worden geleverd door de leasemaatschappij en welke zelfstandig worden uitgevoerd.

Voordelen wagenparkbeheer uitbesteden

Een organisatie die het externe wagenparkbeheer verzorgt zal periodiek informeren over de stand van zaken van het wagenpark. De verstrekte (maandelijkse) rapportages bieden inzicht in de kostenontwikkeling van het wagenpark en bieden de juiste informatie om besparingen te realiseren op het totale wagenpark. Deze rapportages bieden veelal inzicht in en informatie over:

  • kosten leasecontracten
  • berijdersmutaties
  • brandstofkosten
  • fiscale (rest) waarde auto’s (indien wagenpark zelf aangekocht)
  • verkeersboetes
  • schades en gevolgen eigen risico berijders

Verder zal een externe wagenparkbeheerder adviseren over de inkoop van (lease) auto’s en het opstellen van een goede leaseregeling voor de onderneming en berijders. Daarnaast zal de externe partij adviseren over te gebruiken software die nodig is om mutaties bij te houden en rapportages te genereren. Voorts zal de externe partij u op hoogte houden van de nieuwe wet-en regelgeving die het wagenpark van uw onderneming raakt.